Akta osobowe pracownika

Obowiązek założenia i prowadzenia akt osobowych pracownika spoczywa na każdym pracodawcy, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. Pracodawca musi je przechowywać przez 50 lat w odpowiednich warunkach. W aktach znajdują się dokumenty związane z ubieganiem się o pracę, ze stosunku pracy oraz z zakończenia tego stosunku.

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej są szczegółowo opisane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku (dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Zgodnie z tym rozporządzeniem na akta powinny się składać poszczególne części:

  • aktaA – dokumenty związane z ubieganiem się o pracę tj. kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje i osiągnięcia zawodowe, orzeczenie lekarskie ze wstępnych badań lekarskich, dokumenty potwierdzające korzystanie ze szczególnych uprawnień, świadectwo ukończenia gimnazjum w przypadku zatrudnienia osoby w wieku 16-18 lat w celu przygotowania zawodowego.
  • B – dokumenty z przebiegu stosunku pracy tj. umowa o pracę, informacja dla pracownika o zakresie czynności, które ma wykonywać, potwierdzenie zapoznania się z zasadami bhp panującymi w zakładzie pracy, zaświadczenie o odbytym szkoleniu bhp, oświadczenie pracownika który jest rodzicem o zamiarze korzystania z uprawnień z tego tytułu, aneksy do umowy o pracę, wnioski urlopowe inne wnioski pracownika, orzeczenie lekarskie okresowe.
  • C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy tj. wypowiedzenie umowy o pracę, kopia świadectwa o pracy, umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, orzeczenie lekarskie wydane po rozwiązaniu umowy o pracę.

Jak postąpić w sytuacji kiedy pracownik zostaje ponownie zatrudniony w tej samej firmie? Nie zostało to uwzględnione w przepisach dotyczących prowadzenia akt. Pracodawca nie ma obowiązku zakładania nowej teczki. Może poprzestać na tej, która została założona w związku z poprzednim zatrudnieniem. Musi jedynie pamiętać o tym, że należy wykonać ponownie badania lekarskie, szkolenie bhp, nową umowę o pracę.